Síndico: 9 Dicas para uma gestão de excelência

Está cada vez mais difícil ser síndico. Os prédios estão cada vez maiores e os moradores cada vez mais exigentes. Entre tantas responsabilidades legais e financeiras, demandas dos moradores e resoluções de eventuais problemas, existe também a vida profissional e pessoal do síndico. É muito fácil se perder entre números, planilhas e detalhes. Essas complicações podem ser confundidas com má gestão ou até mesmo administração duvidosa. Para fugir desse ciclo vicioso, sem comprometer a vida pessoal e profissional, preparamos 9 dicas que vão ajudar você, síndico, a se organizar e exercer uma gestão de transparência e excelência. Então vamos lá:

Tenha um Regimento Interno:

Se não tem, contrate a redação do Regimento Interno. Imagine quantos conflitos e desgastes da sua parte podem ser evitados com um bom Regimento Interno. Ele deixará claro as regras de funcionamento para o condomínio, e explicitará as punições em caso de descumprimento.

Redigir o Regimento Interno, documento legal que compõem a lei interna do condomínio, não é tarefa simplória. É preciso que suas normais não contrariem as leis superiores (Constituição, Código Civil, Lei de Condomínios, Convenção). É tarefa para um bom advogado. Ainda que queira montar o seu, copiando e colando, solicite a apreciação de algum proprietário advogado. Com esta colaboração, os custos podem ficam menores, mas nada se iguala ao trabalho de bons profissionais envolvidos com o tema.

Contrate serviços profissionais para apoiá-lo administrativamente no condomínio:

Esse fator otimizará a sua rotina. Uma boa empresa de contabilidade lhe dará o apoio básico em: controle do cadastro de condôminos, boletos, folha de pagamento, balancetes, gestão fiscal, e orientações na gestão financeira. Você também precisará de serviços jurídicos, pelo menos eventual. Ou contrate uma administradora de condomínio que poderá realizar as tarefas em seu nome, te dará o apoio necessários em suas tarefas, organizará o contábil e as funções administrativa e de recursos humanos. Você poderá, inclusive, mediante aprovação de 2/3 do condomínio, conceder suas funções à administradora, com base legal e através de procuração, por tempo determinado, se necessário.

Defina sua jornada de trabalho como síndico:

Se você já é síndico, bem deve saber o quão comum é ser acionado nas mais diversas horas do dia para resolver as mais diversas ocorrências. Vez ou outra, tudo bem, mas quando isso se torna uma rotina, a longo prazo, comprometerá a eficiência da sua gestão e poderá acarretar problemas de saúde, como já relatamos em outro artigo. É importante que você tenha definido dias e horários durante a semana para exercer sua função, bem como atender às demandas dos moradores.

Conheça a legislação:

Mantenha-se atualizado sobre as mudanças da legislação, evitando assim tomar decisões
equivocadas. Peça assessoria ao departamento jurídico contratado. Atente-se sempre às regras que regem a administração de condomínio e o uso de imóveis em geral, assim você evitará problemas como multa ou fiscalização. Além disso, tenha cuidado quanto aos seguros para mantê-los sempre em dia. Mantendo-se atualizado e em dia, o prédio, os moradores e você ficam devidamente protegidos.

Tenha um mecanismo de atendimento ao morador independente da sua presença:

Lidar com pessoas é sempre um trabalho importante e difícil. Os moradores querem ser ouvidos e você precisa escutá-los, mas como citado no tópico anterior, isso não pode ocorrer a qualquer dia e a qualquer hora. Fazer ao contrário comprometerá o seu trabalho e a sua vida pessoal. Para que as demandas não caiam no esquecimento ou não gere problema com os moradores não atendidos, tenha um mecanismo de resposta: um livro de ocorrência, onde ficarão anotadas as reclamações, sugestões e demandas, que serão atendidas dentro da sua jornada de trabalho para o condomínio.

Cuide da sua organização:

Mantenha seus afazeres de síndico sempre em dia, organize as novas decisões aprovadas, atas de
assembleia, orçamentos de fornecedores, documentações etc. Quanto mais organizado você for, mais saudável será a sua rotina, além de evitar erros por informações perdidas ou esquecidas. Sabe
aquelas famosas situações em que o síndico é acusado de administração duvidosa simplesmente
porque não consegue colocar no papel tudo aquilo que é feito? Se você for organizado, evitará esse problema. A organização fará da sua gestão um desafio prazeroso.

Delegue tarefas:

Você será o responsável por todo o funcionamento do condomínio, mas delegar tarefas é uma forma excelente de fazer tudo acontecer com maior eficiência e rapidez. Se o seu condomínio não tiver assessores profissionais, defina conselheiros junto aos moradores. Atribua funções ao subsíndico, tenha conselheiros financeiros, patrimoniais, de manutenção, segurança etc. Fazer essas delegações não quer dizer que está passando sua função para outras pessoas, mas sim que terá ajuda para manter tudo em dia e funcionando, sem se sobrecarregar e errar por estresse.

Mantenha comunicação com os moradores:

Reclamações, dúvidas, exigências de prestações de contas e conflitos podem ser evitados se você mantiver uma comunicação com os moradores. Mantenha-os informados sobre as regras do condomínio, sobre as atitudes que são tomadas, sobre o orçamento, planejamento, atualizações. Principalmente, ensine como funcionam as instituições do condomínio: síndico,
conselho, assembleia, e as funções e limitações de cada um.

Ter a prática de comunicação evitará que os condôminos o interpelem na rua, nos corredores
buscando esclarecimentos individualizados.

Terceirize os serviços:

Lidar com o pessoal da limpeza, o da segurança e de manutenção do condomínio, não é uma tarefa simples, nem fácil, e pode se tornar uma dificuldade enorme na sua rotina. Além da parte de gestão, é preciso cuidado na contratação de terceiros para evitar vínculo empregatício. Terceirizar pode ser conveniente em preço e especialização do serviço, mas fique atento: sua função de fiscalizar terá que ser fortalecida.

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