Como convocar uma assembleia de condomínio

Uma dúvida comum entre os síndicos, principalmente os calouros, é como convocar uma assembleia. Parece um procedimento simples à primeira vista, mas alguns cuidados devem ser tomados para que a reunião não perca a sua validade, e assim não se corra riscos de anulação.  Listaremos então dicas e regras de convocação para que você não cometa erros e proceda da melhor maneira.

Diz  o Código Civil sobre convocação de assembleias condominiais:

Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contar, e eventualmente eleger-lhe o substituo e alterar o regimento interno.

§  1 Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo. 

§ 2 Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.

Art. 1.354. A assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para reunião.

Art. 1.355. Assembleias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um

Além da consideração ao Código Civil, deve-se atentar para os detalhes da Convenção do Condomínio, pois esta pode especificar outras obrigações.

No edital, declare sempre os seguintes itens:

1. Nome do condomínio
2. Tipo da assembléia (ordinária, extraordinária)
3. Data da realização da assembleia
4. Dia da semana correspondente
5. Local da assembleia
6. 1º horário de convocação
7. 2º horário de convocação
8. Itens da pauta
9. Avisos
10. Cidade onde é feita a convocação
11. Data da convocação
12. Nome do síndico e assinatura

Questões importantes na convocação, tendo-se atenção aos detalhes da convenção do seu condomínio:

• É fundamental que a convocação seja feita no prazo. Normalmente o prazo está especificado na Convenção. Se não houver prazo específico, faça a convocação com no mínimo 10 dias antes da realização da mesma. Tenha como base a data da postagem da convocação para começar a contar os dias necessários ao prazo;
• Se a convenção especificar a necessidade de carta registrada, é obrigatório que assim seja feito; Se especificar a necessidade de publicação em jornal, ainda que isto gere custos mais altos, este item deve ser cumprido;
•  A convocação deve ser feita para cada condômino (proprietário). No ato da entrega do edital, pode-se coletar, numa lista, a assinatura como meio de prova da entrega do mesmo. Cuide para que ninguém fique sem a convocação, pois não convocar apenas um condômino pode anular a assembleia.
• O assunto da assembleia deve estar explícito na convocação. “Assuntos gerais” limita-se a informar, avisar, debater sem votação de tópicos. Qualquer votação tem que estar clara no edital.
• Os condôminos também podem convocar uma reunião, mas são necessárias as assinaturas de pelo menos um quarto deles (um quarto das frações ideais, se a Convenção não determina a representação por unidade).
• Procurações devem ter reconhecimento de firma, se assim o exigir a convenção ou regimento interno;

Veja abaixo nosso exemplo de edital de convocação da assembleia. Gostamos de colocar junto o modelo de procuração para os proprietários que desejam ser representados por terceiros.

EDITAL DE CONVOCAÇÃO

<NOME DO CONDOMÍNIO>

       O Síndico do <nome do condominio>, no uso de suas atribuições e na forma convencionalmente prevista, convoca os senhores condôminos para Assembleia Geral <tipo da assembleia>,a realizar-se no dia <data da realização>,<dia da semana>, <local da assembleia>, às <1ª hora> em primeira convocação, com o mínimo de  2/3 (dois terços) dos votos totais do condomínio e às <2ª hora> horas, em segunda e última convocação, com qualquer número de presentes para deliberar sobre os seguintes assuntos:

1. <Item 1>; (Ex: Eleição de síndico)
2. <ítem 2>; (Ex: Eleição do subsindico)
3. <ítem 3>; (Ex: Eleição do Conselho Fiscal)
4. <ítem n>; (Aprovação do Orçamento anual)
5. Assuntos Gerais

Contamos com a presença de todos e os que não puderem comparecer poderão ser representados por procuradores devidamente credenciados na forma da lei. AS DECISÕES TOMADAS NA ASSEMBLÉIA POR MAIORIA OBRIGARÃO A TODOS OS CONDÔMINOS, INDEPENDENTEMENTE DE TEREM PARTICIPADO DA MESMA.

<Avisos>: Só terá direito a votar ou ser votado o condômino quite com suas obrigações condominiais, em conformidade com a Convenção, Art. _____ §__º e com o Regimento Interno, Art. ____ §___º.

<cidade da convocação>, <data da convocação>

_______________________________

<nome do sindico>

Sindico/Administrador

PROCURAÇÃO DE REPRESENTAÇÃO EM ASSEMBLÉIA

           Nesta data, nomeio e constituo meu bastante procurador (a) o Sr.(a) <nome do procurador>, <CPF do procurador>, para representar-me junto ao <nome do condomínio>, em sua Assembléia Geral <tipo da assembleia> do dia <data da assembleia>, podendo votar e decidir em meu nome, todas e quaisquer resoluções na aludida Assembléia, conforme edital supramencionado.

OUTORGANTE: ________________________UNIDADE_____________.

OUTORGADO: _______________________________________________.