Como utilizar estratégias empresariais na gestão de seu condomínio

            A maioria das coisas que se precisa fazer dentro de um condomínio necessita da decisão dos proprietários ou moradores, e em certos casos administrativos até de funcionários e fornecedores. Não é a toa que qualquer projeto ou ação que se precise fazer, por exemplo, pode se tornar uma grande dor de cabeça, se o processo não for feito da forma adequada. É preciso entender que um condomínio funciona como uma empresa, onde o síndico é o presidente e é ele quem toma as rédeas da situação e precisa deixar todos a par do que está acontecendo.

Este artigo vai justamente fazer esse contraponto entre o condomínio e a realidade empresarial e ensinar como utilizar, de forma correta, estratégias empresariais na gestão do seu condomínio. Confira nas próximas linhas um pequeno passo a passo que ajudará na gestão condominial e tornará o processo mais fácil e menos burocrático para todos.

Passo 1) Identifique os grupos de interesse envolvidos

            Como em uma grande companhia todo condomínio possui grupos de pessoas específicos que precisam ser acionados e comunicados antes, durante e depois de qualquer mudança. Entre eles, como citado anteriormente, estão os moradores, os funcionários e os fornecedores. Todos precisam ser ouvidos, entendidos e fazer parte de todo o processo desde sua concepção e aprovação até a conclusão. Segundo especialistas, o processo de identificação e comunicação com esses grupos dura em torno de 30 dias, incluindo treinamentos, divulgação e alinhamentos necessários.

Passo 2) Analise possíveis riscos

            A famosa matriz SWOT, muito usada na construção de planos estratégicos de empresas, deve ser aplicada na gestão do condomínio. Ela identifica os pontos fracos, fortes, ameaças e oportunidades do processo como um todo. Um ponto fraco, por exemplo, pode ser o prazo ideal para uma obra, tendo em vista as condições climáticas, que podem ameaçar sua finalização. Tudo isso precisa ser levado em consideração na hora de fazer o planejamento de qualquer ação.

            Em cada situação é preciso verificar os prós e contra para se chegar à melhor decisão.

Passo 3) Crie estratégias

            Existem dois mapas que podem ser criados para criar o planejamento estratégico da gestão do seu condomínio: o Balanced Scorecard (BSC) ou o S.M.A.R.T, de Peter Drucker. Eles funcionam assim:

BSC:

  • Perspectiva Financeira: onde você deve descrever a situação financeira do condomínio (atual e projetada);
  • Perspectiva de Mercado: projeção das condições futuras do condomínio;
  • Processos internos: tudo que deve ser feito no dia a dia da gestão e identificação dos responsáveis;
  • Recursos: o que será preciso para a realização de um projeto ou manutenção geral do condomínio.

S.M.A.R.T:

  • S – Specific (Específico): é a descrição clara e objetiva das metas do condomínio;
  • M – Measurable (Mensurável): são as metas e formas de mensurar se tudo está saindo como planejado;
  • A – Achievable (Atingível): os objetivos traçados precisam ser viáveis;
  • R – Relevant (Relevante): cada ação precisa ser relevante para a gestão condominial e o funcionamento da “empresa”;
  • T – Time-based (Temporizável): é preciso foco e para isso é obrigatório estipular um prazo para a realização de cada ação, meta ou objetivo proposto.

Todos esses processos ajudam na tomada de decisão e na gestão do condomínio, não só para projetos de reforma, ampliações, obras, como em todas as ações necessárias no dia a dia para o funcionamento adequado da estrutura do local. A criação desses mapas e levantamento de informações leva cerca de 90 dias.

Passo 4) Hora de colocar em ação

            Após seguir os passos anteriores para um projeto ou para mudanças na gestão é importante agendar uma assembleia para apresentar as novidades. Ela deve ser agendada e avisada com até 90 dias de antecedência. Esses encontros servirão para divulgação de todas essas informações e prestação de contas. Nelas devem ser apresentados os dados a todos os grupos de interesse ou envolvidos na ação proposta.

Passo 5) Acompanhe a execução e apure os resultados

            É importante ter a certeza que tudo está sendo feito dentro do previsto e do prazo estipulado. Acompanhar cada tarefa e seu responsável é fundamental. Dessa forma, você pode tomar ações que sejam necessárias para que tudo corra dentro do planejado.

Passo 6) Comunique-se constantemente

            A comunicação é a base de qualquer relacionamento, principalmente entre síndico e grupos de interesse. As pessoas vão querer saber se o que estão pagando de cota extra, por exemplo, está tendo retorno, que benefícios terão com esse investimento, quando acabarão quaisquer transtornos decorrentes de uma obra, entre outros. Por isso, comunique-se constantemente com moradores, funcionários e fornecedores.

            Um bom síndico e uma boa gestão ainda podem usar um último recurso: a pesquisa de satisfação. Nela é possível identificar erros, insatisfações e pontos de melhoria para que o processo de gestão condominial como um todo seja revisto e aprimorado. Em breve, será publicado aqui mais um conteúdo que ajudará a melhorar a administração e gestão do seu condomínio. Acompanhe e até lá!

União Social Administração de Condomínios

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