Não é a primeira vez que tratamos sobre a função e desempenho do síndico aqui no blog. Isso não acontece por acaso. Cumprir com as atribuições de forma qualificada e saudável sem comprometer a vida pessoal e profissional do síndico ainda é um desafio. 2018 está começando e consideramos essa uma boa época para renovar as energias e fazer um planejamento para que ele seja próspero. Como ser um bom síndico é a palavra-chave para que tudo corra bem. Afinal, você não quer passar por um ano onde uma conta cobre a outra, com dores de cabeça sobre questões legais, e tendo de lidar com problemas de condôminos e conflitos cotidianos, certo? Então vamos lá!

Como ser um bom síndico trabalhando menos?

Após mais de 25 anos trabalhando com síndicos por todo o DF, conseguimos notar algumas características em comum entre os síndicos de sucesso. Vamos listar 10 das mais importantes.

Síndicos de sucesso:

  1. Conhecem a legislação;
  2. São organizados;
  3. Limitam o desgaste;
  4. São criativos;
  5. Não se descuidam das manutenções do prédio;
  6. Tem uma boa estratégia de comunicação;
  7. Percebem com mais clareza as demandas;
  8. Conhecem o condomínio;
  9. Possuem autoridade sem autoritarismo;
  10. Dividem funções e responsabilidades.

Vamos falar um pouco sobre cada tópico:

1.Conhecem a legislação

Alguns síndicos se aventuram no cargo sem prévio conhecimento da legislação. Como consequência, podem tomar atitudes sem respaldo legal, ainda que com boas intenções. Comprometem a si mesmos e ao condomínio. A atitude correta é tomar conhecimento da legislação antes de se tornar um candidato. Se você já é síndico, tire um momento da sua semana para estudar.

Uma boa dica é ter fácil acesso a cópia da convenção do condomínio, evitando qualquer atitude tomada de forma ilegal.

2. São organizados

Síndicos organizados documentam todas as suas ações e planejamento. É muito fácil se perder em assuntos como organização orçamentária se você não tem isso muito bem organizado. A falta dessa prática é uma das causas que mais levam síndicos a terem suas intenções questionadas pelos moradores.

O síndico precisa controlar muitos setores de forma simultânea. Questões como segurança, inadimplência, funcionários, manutenções etc, que são essenciais para o condomínio.

Além disso, existe a questão financeira, é preciso documentar todas as entradas e saídas, exatamente todos os gastos. Sem essas informações, seria impossível prestar as contas anuais exigidas por lei. (Veja aqui como prestar contas).

Uma boa dica é adquirir o hábito de arquivar documentos sempre que recebê-los, dessa forma o trabalho não se torna uma bola de neve e será mais difícil que algo saia do controle.

3. Limitam o desgaste

É muito importante que um horário diário de atuação seja estabelecido. Comunique aos moradores o dia e horário na semana em que estará disponível para atendê-los. É importante também definir a rotina diária de trabalho, com horário de início e fim de atuação. Informe aos funcionários do condomínio que não dirijam reclamações por interfone. Em assembleias, não levante discussões e não tome parte em nenhuma delas.

Algumas dicas são: Envie advertências ou multas por escrito, assim você evita o desgaste de uma possível discussão; Não receba reclamações por telefone ou interfone, aplique a cultura do livro de críticas e sugestões (leia mais aqui); Não alimente conflitos por opiniões divergentes em assembleia, coloque tudo em votação antes que vire uma discussão maior.

4. São criativos

Conheça o seu condomínio e as pessoas que nele moram. Se existem muitas crianças, faça campanhas envolvendo-as, como em uma campanha de reciclagem, por exemplo. Se a maioria dos moradores é da terceira idade, promova ações estimulantes em áreas comuns. Ter um condomínio engajado significa participação positiva dos condôminos e menos conflitos.

5. Não se descuidam das manutenções dos prédios;

Muitos síndicos ainda cometem erros como diminuir os custos a partir da manutenção. No curto prazo pode até surgir efeito, mas a conta vai chegar. Reconstruir, reformar e comprar novamente significa um gasto muito maior do que fazer a manutenção em dia. Veja aqui um post onde falamos sobre a importância da manutenção dos elevadores como exemplo.

Tenha sempre contato com empresas de manutenção especializadas e evite gastos desnecessários com obras, planeje-as bem e contrate uma empresa que realmente valha a pena.

6. Tem uma boa estratégia de comunicação

Não basta fazer um trabalho bem feito para estar tudo bem, é importante que todos estejam acompanhando esse processo. Se você é um bom síndico, tem que deixar isso claro sempre para os moradores. Se um dia você falhar, os moradores entenderão que foi um erro e estarão ao seu lado, mas se eles não sabem tudo o que acontece no condomínio e o quão bom você é, essa falha será motivo para você cair na desconfiança de todos.

Mensalmente, submeta o balancete à fiscalização do Conselho Fiscal e depois publique-o, espalhe ações e mensagens em anotações no elevador e painéis informativos, esteja sempre em contato com os condôminos para ter certeza de que eles entendem tudo o que se passa.

7. Percebem com mais clareza as demandas

Esse tópico está relacionado ao anterior. Se você mostra aos condôminos o que está acontecendo e pergunta para eles se estão a par dos assuntos, você consegue prever situações. As vezes todos gostariam que o parque das crianças fosse pintado em cores diferentes, e você pode perceber e tomar essa ação antes que se torne um incômodo. Se um funcionário do condomínio não corresponde às expectativas, você saberá antes para tomar as medidas necessárias antes que esse fator se volte contra você.

8. Conhecem o condomínio

Um bom síndico conhece seus funcionários, a estrutura da edificação e os moradores do condomínio.

Tenha em sua rotina uma ação mensal de inspeção na edificação acompanhada pelo zelador. Você terá um maior controle de como tudo funciona, os benefícios de ações tomadas e situações que podem ser melhoradas.

Converse sempre com os funcionários do condomínio, saiba do andamento do trabalho, dos possíveis problemas com os condôminos e com outros funcionários.

Mantenha um cadastrado atualizado dos moradores.

9. Possuem autoridade sem autoritarismo.

Alguns síndicos, principalmente os calouros, pensam que fazer a “linha dura” é a melhor forma de fazer as coisas correrem bem. A verdade é que esse tipo de comportamento gera desconforto e mal estar nos condôminos e funcionários. A ideia aqui é ser um bom síndico e trabalhar menos.

A forma de fazer leis serem cumpridas e discussões serem finalizadas sem precisar você mesmo bater um martelo e conquistar antipatia, é ter regras pré-estabelecidas e claras, você só precisará cumpri-las.

Uma boa dica é afixar o Regimento Interno em uma área social e deixar todos os condôminos a par dos comunicados referente à assembleias após até 7 dias.

10. Dividem funções e responsabilidades.

A essa altura do texto você já deve estar sem fôlego. São muitos detalhes aos quais o síndico deve estar sempre atento. É sempre conveniente limitar o trabalho do síndico o máximo possível. A melhor sugestão está em contar com uma administradora de condomínio (Veja aqui como contratar uma administradora de condomínios).

As dicas aqui são:

  • Conte com uma administradora de condomínios;
  • Decisões importantes devem ser tomadas em assembleia – o Síndico apenas executa, não sendo o único responsável, mas sim o que faz acontecer aquilo que foi decidido pelos moradores;
  • Estimule a criação de conselhos entre os moradores para assuntos específicos como obras, lazer, segurança etc. A comissão fará triagens, levantamentos e orçamentos, dividindo responsabilidades e funções com o síndico.
  • O conselho e o subsíndico devem ser envolvidos na administração do condomínio. Faça reuniões quinzenais ou mensais com eles.

E você, tem alguma dica que não levantamos aqui? Descreva nos comentários. Já começamos 2018 a todo vapor e contamos com suas participação para enriquecermos ainda mais nosso Blog!

Até a próxima!

União Social Administração de Condomínios

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